8 Tugas Front Office Hotel Yang Wajib Kamu Pahami

Sistem operasi perusahaan dibagi menjadi tiga, adalah front office, back office, dan middle office. Front office ialah departemen yang menangani konsumen secara eksklusif dan berhubungan dengan penjualan serta pelayanan. Lalu, apa tugas front office hotel?

Secara biasa , tugas dari front office berhubungan dengan pelayanan terhadap tamu. Contohnya mirip melayani tamu yang memesan kamar, memberikan isu terhadap kandidat tamu, melayani check-in, dan lain-lain.

Front office yakni departemen yang bekerja selaku jantung dari banyak sekali kegiatan tamu di hotel. Prinsipnya yaitu mengatasi di depan, sehingga pekerja front office dituntut menunjukkan pelayanan yang prima terhadap para tamu.

Struktur Organisasi Front Office

Struktur organisasi front office berisikan berbagai jenis, di antaranya sebagai berikut:

1. Manajer Front Office

Front office dipimpin oleh Manajer front office yang mengepalai langsung divisi komunikasi, pemesanan, guest services, resepsionis, dan accounts.

2. Divisi Reservasi

Struktur front office yang berikutnya ialah divisi reservasi. Divisi ini mempunyai staf pemesanan yang tugasnya menanggulangi undangan tamu dalam memesan akomodasi.

3. Divisi Resepsionis

Divisi resepsionis mempunyai staf resepsionis yang mempunyai tugas memberikan sapaan terhadap tamu, mendapatkan tamu yang datang, dan mendaftarkan tamu sesuai booking yang mereka lakukan.

4. Divisi Guest Services

Divisi guest services memiliki guest staff, bell staff, dan concierge yang bertugas untuk membawa barang-barang tamu, menangani pengantaran koran, surat tamu, menelepon tamu ketika berada di hotel, menolong tamu melakukan parkir mobil, dan lain-lain.

5. Divisi Accounts

divisi accounts memimpin staf kasir dan auditor malam. Tugas kasir yakni mengatasi pembayaran tamu dan membuat laporan terhadap manajer akun.

Sedangkan auditor malam memiliki tugas selaku resepsionis di front desk selama berjaga di malam hari.

6. Divisi Komunikasi

Divisi komunikasi mengepalai staf switchboard operator. Tugasnya ialah mengatasi komunikasi dengan banyak sekali departemen lain yang ada di hotel. Selain itu, divisi ini juga bertugas untuk melakukan komunikasi jika ada kepentingan tertentu dengan tamu hotel.

Tugas Front Office Hotel

Front office yaitu garda terdepan sekaligus muka bagi hotel tempatnya melakukan pekerjaan . Jika pelayanan yang diberikan oleh front office memuaskan, tentu hal ini dapat meningkatkan branding hotel tersebut. Beberapa tugas front office hotel yang perlu dikenali di antaranya selaku berikut:

1. Check-in dan Reservation

Tugas front office yang pertama adalah melayani tamu yang check in dan pemesanan. Salah satu acara yang dilarang terlewatkan yakni menunjukkan salam yang ramah dikala menyapa tamu.

Memberikan sapaan yakni salah satu standar greeting yang mesti dilakukan oleh front office hotel. Kemudian, front office akan menawarkan pertolongan dan up selling produk-produk maupun event yang disediakan di hotel.

Dalam hal ini, front office harus berinteraksi dengan ramah kepada tamu tanpa adanya komponen paksaan dalam memesan atau membeli produk hotel.

2. Registrasi Tamu

Tugas yang kedua adalah melayani tamu untuk pendaftaran. Kegiatan ini dilakukan dengan cara meminta tamu untuk menawarkan bukti identitas, misalnya mirip KTP, SIM, atau paspor.

Data tersebut nantinya akan memiliki kegunaan untuk validasi data. Oleh alasannya adalah itu, front office akan melaksanakan fotokopi dengan identitas diri tersebut yang selanjutnya disimpan sebagai bahan jaminan.

Selain itu, pendaftaran juga dikerjakan dengan cara mengisi registration card yang dibubuhkan dengan paraf dari tamu.

3. Meminta Tamu Melakukan Deposit

Setelah tamu memilih kamar dan produk-produk yang ditawarkan oleh front office, langkah selanjutnya yang perlu dikerjakan ialah meminta tamu untuk melakukan deposit dari kamar yang sudah dipesan oleh tamu.

Deposit merupakan jaminan bahwa tamu akan datang ke hotel dan tidak kabur tanpa melaksanakan pembayaran. Deposit bisa meliputi biaya selama satu malam kamar atau mampu bahkan full charge.

Deposit tidak hanya untuk berjaga-jaga bila tamu kabur, namun hal ini juga untuk mencurigai bila ada barang dari hotel yang mengalami kerusakan. Deposit tidak harus berupa uang, namun juga bisa berbentukkartu identitas yang cocok tolok ukur hukum.

Hal ini tergantung dengan masing-masing kebijakan hotel yang umumnya berbeda-beda dalam menetapkan syarat dan ketentuan.

4. Mengurus Tagihan Pembayaran

Front office bertugas untuk mengorganisir tagihan kepada tamu. Tagihan ini lazimnya berkaitan dengan biaya sewa kamar, kedai makanan, dan produk-produk hotel lainnya.

Tugas front office ini sangat penting sebab kalau terjadi kesalahan, maka pihak hotel mampu mengalami kerugian. Oleh karena itu, bab yang mengurus pembayaran harus memiliki perilaku yang teliti dan analitis.

5. Mengkoordinasi Pelayanan Tamu

Agar bisa menawarkan pelayanan yang lebih maksimal kepada tamu, lazimnya front office akan bersinergi dengan divisi yang lain. Cara ini sungguh efektif untuk memperlihatkan pelayanan yang cepat dan membuat puas bagi tamu yang memesan kamar.

6. Mengarahkan Tamu Menuju Kamarnya

Tugas front office yang berikutnya ialah mengarahkan tamu menuju kamar yang disewanya. Front office juga bertugas mempersilakan tamu untuk secepatnya masuk ke kamarnya semoga tidak terlampau lama terlunta-lunta di lobby.

Selain itu, front office juga bertugas untuk menenteng barang bawaan tamu menuju ke kamarnya. Bagian ini harus memastikan bahwa tidak ada barang tamu yang tertinggal dan semuanya mesti dibawa dengan hati-hati.

7. Memberikan Informasi

Front office juga bertugas untuk memperlihatkan berita terhadap tamu terkait fasilitas hotel, event yang ada di hotel, atau bahkan wisata di sekeliling hotel. Tugas ini umumnya dijalankan oleh bagian information dan reception.

6. Menangani Guest Complaint

Tidak jarang, tamu melaksanakan complain atau unek-unek kepada layanan atau akomodasi yang diberikan oleh pihak hotel. Dalam hal ini, front office akan bertugas untuk mengatasi duduk perkara tersebut dan menawarkan solusi yang terbaik bagi tamu.

Front office akan mengikuti mekanisme penanganan tamu yang komplain sesuai dengan tolok ukur, sehingga nama baik hotel tetap tersadar dan tamu mampu merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.

7. Membuat Laporan Kondisi Kamar

Tugas front office hotel yang berikutnya adalah menciptakan laporan terkait kondisi dan staus kamar hotel, khususnya bagi divisi yang bertugas di shift malam.

Tujuannya ialah biar petugas yang melakukan pekerjaan di shift pagi mampu mengendalikan kamar dengan lebih optimal.

Perlu diingat bahwa front office mesti menyusun laporan terkait status kamar hotel secara rinci dan memperbaruinya secara terpola semoga tidak mengalami kendala dalam menawarkannya terhadap tamu.

Dalam hal ini, pihak front office perlu berkoordinasi dengan housekeeping untuk menemukan status dari keadaan kamar.

Beberapa informasi yang perlu disusun di antaranya yakni, kamar yang siap untuk dihuni, kamar yang sedang diperbaiki, kamar yang sedang dibersihkan, perpindahan kamar, dan lain-lain.

8. Menjaga Catatan Sejarah Tamu

Tugas front office yang tidak kalah penting lainnya ialah menjaga catatan pemesanan dari tamu. Dalam hal ini, front office mempunyai keharusan untuk menjaga data identitas diri tamu semoga tidak bocor terhadap pihak lain.

Namun, jika berkaitan dengan kebutuhan penyidikan oleh polisi, maka hal tersebut mampu dibicarakan.

Sebab, jikalau sampai tidak menunjukkan informasi yang diperlukan oleh polisi, artinya front office sudah membatasi proses penyidikan. Oleh alasannya itu, catatan sejarah tamu cuma boleh diberikan kepada pihak yang berwenang.

Front office merupakan paras bagi hotel tempatnya bekerja, sehingga dituntut untuk memperlihatkan pelayanan optimal bagi para tamu. Tugas front office hotel cukup banyak dan dibagi sesuai dengan job desk masing-masing divisi.