Saat berada di hotel ada bab tertentu dari departemen housekeeping yang harus selalu standby. Dialah order taker, yang tugasnya mungkin terlihat sederhana, adalah mengangkat telepon dan menyimak dengan seksama lalu menjawab dengan ramah.
Selanjutnya yaitu mencatat dalam suatu buku dan sibuk melaksanakan panggilan telepon.
Namun, tidak banyak yang tahu jika ada banyak tugas dan butuh kecermatan dengan tanggung jawab besar dalam pekerjaannya.
Daftar Isi:
Pengertian Order Taker
Order taker adalah seseorang yang tugasnya melayani segala macam ajakan tamu melalui sambungan telepon. Pekerjaan ini mewajibkan selalu siap di meja kerja untuk mendapatkan telepon.
Kemudian melayani permintaan tamu misalnya saja menambah hand towel, extra bed, cap shower dan lain sebagainya. Agar tidak ada yang terlupa, petugas akan mencatat dan menyampaikan pada divisi yang berwenang untuk menindaklanjuti seruan tamu.
Jika lambat dalam penyampaiannya akan mendapat keluhan dari tamu dan servis dianggap kurang optimal. Tentunya imbas dari kekecewaan tamu menimbulkan rating jelek di hotel atau penginapan daerah bekerjanya.
Tanggung jawab profesi ini sangat berat dan berhubungan eksklusif dengan banyak sekali departemen. Baik supervisor, bab dapur atau lainnya untuk memberikan banyak sekali cita-cita tamu.
Baca juga: Chef de Partie: Pengertian, Tugas Tanggung Jawab, dan Gaji
Fungsi dan Syarat Menjadi Order Taker
Petugas mempunyai fungsi penting dalam setiap pekerjaannya. Selain fungsi ada syarat tertentu untuk menjadi karyawan khusus di bidang ini.
Fungsi
Adapun fungsi dari pekerjaan ini adalah sebagai berikut:
- Melayani tamu yang ingin menerima perhiasan akomodasi.
- Melayani tamu jika terjadi kerusakan pada ruangan, kamar atau tempat yang disewa.
- Pada biasanya mempunyai kantor atau ruangan tersendiri yang tertutup agar tidak terusik dikala mendapatkan telepon ketika melayani tamu.
Setelah mendapatkan telepon, petugas akan secepatnya menghubungi pihak terkait yang bertanggung jawab. Misalnya saja mengharapkan suplemen makanan untuk dua porsi pada kamar tertentu, maka akan dilanjutkan ke bagian dapur.
Apabila ada keperluan yang lain, tamu bisa menelepon pribadi petugas dan melanjutkan ke staff housekeeping lain agar pelayanan lebih singkat. Apabila terjadi kerusakan atau ajakan lain tidak terlambat dan tamu kerasan serta tenteram.
Syarat
Fungsi pekerja memang sangat penting sehingga syarat menjadi order taker memang tidak gampang. Selain cendekia melaksanakan administrasi dan menghandle orang, wajib berkomunikasi dengan baik.
Syarat lainnya antara lain:
- Memiliki kemampuan dalam komunikasi dengan baik, elok dan sopan.
- Mampu mengoperasikan komputer dan telepon dengan baik.
- Menguasai product knowledge dengan baik untuk memberikan berita terbaik bagi para konsumen.
- Pandai dalam menghandle administrasi.
- Diutamakan bisa berbahasa ajaib utamanya Inggris dan yang yang lain.
- Memiliki sifat bertanggung jawab.
- Berkarakter ramah dan ceria sehingga menyamankan hadirin atau pelanggan ketika berkomunikasi.
- Sopan dalam menghadapi aneka macam macam karakter orang.
Syarat menjadi petugas departemen housekeeping tersebut tidak gampang alasannya adalah berkomunikasi dengan tamu atau pelanggan sesuai seruan.
7 Tugas Order Taker
Setiap pekerjaan memiliki job desk masing-masing tergantung dari jenis pekerjaannya. Adapun peran pekerja tersebut mampu cek berikut ini, ialah selaku berikut:
1. Memahami Pekerjaan dari Shift Sebelumnya
Hal utama ketika pekerja memulai rutinitasnya dengan mengetahui pekerjaan yang belum terpenuhi dari shift sebelumnya. Biasa pula disebut hand over pekerjaan dengan shift sebelumnya atau supervisor terkait.
Adanya pengertian ini biar tidak terjadi tumpang tindih atau malah tidak melaksanakan keinginan tamu.
2. Mencatat Permintaan Tamu
Tugas order taker di hotel adalah mencatat seruan tamu atau komplain dalam log book. Pencatatan ini untuk melihat apa saja keperluan tamu dan evaluasi supaya tamu makin kerasan dan puas atas layanannya.
3. Follow Up
Setelah mendapatkan aneka macam undangan atau komplain menindaklanjuti ke departemen terkait. Follow up ini mesti secepatnya dilakukan semoga seruan tamu segera tamat dan beres.
4. Pengelolaan Administrasi
Tugas keempat yakni pintar mengelola administrasi dengan baik sehingga apapun ajakan tamu diselesaikan. Meskipun mungkin ada over request pada saat tertentu. Selain itu cendekia membuat log inventory linen dan cleaning supplies system sesuai tolok ukur SOP.
5. Handle Kehilangan dan Temuan Barang
Kadang, ada insiden tamu kehilangan barang atau malah menemukan barang. Salah satu peran pekerja yaitu menghandle dan memperlihatkan berita terkait sehingga dapat segera ditindaklanjuti.
6. Mencatat Pengeluaran Ekstra Tamu
Beberapa tamu mampu saja memerlukan kemudahan lain dan aksesori khusus. Tugas order taker yaitu mencatat semua item tersebut untuk laporan dan pastinya bekerjasama dengan departemen keuangan.
7. Memberi Informasi Status Kamar
Tugas berikutnya adalah menunjukkan gosip kepada roomboy akan status kamar para tamu. Status kamar menjadi penting apakah sudah kosong atau masih ada yang menginap.
Selain peran penting pada 7 poin tersebut masih ada lagi adalah melaksanakan peran yang diberikan oleh atasan housekeeping.
Semua peran menjadi tanggung jawab besar dan memerlukan ketelitian dan komunikasi yang elok.
Contoh Percakapan Order Taker dalam Bahasa Indonesia
Sebagai pekerja yang harus siap menerima dan mengangkat telepon dari para konsumen dan tamu, komunikasi menjadi hal utama. Tamu akan kerasan kalau karyawan mempunyai skill komunikasi yang bagus dan sopan.
Berikut adalah salah satu teladan dari order taker dalam berkomunikasi melayani tamu.
A (petugas) : Selamat sore, dengan saya Ayu, apakah ada yang bisa aku bantu, Pak?
B (Tamu) : Oke, selamat sore Mbak, bisakah aku meminta komplemen bantal?
A : Oh, pastinya bisa, Pak. Bisa informasikan nomor kamar dan nama bapak?
B : Saya Adi, kamar saya di J9.
A : Ada aksesori yang lain, Pak?
B : Hemm, jika tambah selimut?
A : Baik, boleh Pak, untuk bantal berapa, selimut berapa jumlahnya, ya?
B : Untuk bantal satu saja dan selimut juga satu.
A : Baik Pak Adi, saya ulangi pesanan Anda. Pesanan atas nama Pak Adi, request 1 buah bantal dan 1 selimut, diantar ke kamar nomor J9.
B : Ya.
A : Mohon ditunggu, Pak. Akan kami antarkan segera.
B : Oke, terimakasih.
B : Sama-sama.
Kalimat percakapan di atas salah satu contoh dalam komunikasi petugas dengan pengunjung atau tamu. Selain sopan, tata bahasanya harus terang dan tepat supaya tidak ada salah pandangan pesanan.
Meskipun kelihatannya sederhana, jangan sampai keliru dalam menyampaikan cita-cita tamu ke departemen lain yang terkait. Jika keliru, tamu mampu saja murka atau merasa pelayanan tidak cocok impian.
Kesimpulan
Setiap pekerjaan mempunyai tanggung jawab masing-masing dengan beban tugas berbeda. Melihat uraian di atas, ternyata job desk dengan tanggung jawab besar.
Order taker yang cantik akan bertanggung jawab sarat pada setiap keputusan dan mengoptimalkan komunikasi terbaik dengan pelanggan.
Dengan demikian pelanggan atau tamu puas dan kerasan. Makara bagaimana, kini Anda telah tahu bukan detail perihal pembahasan di atas? Semoga penjelasannya membantu dan berguna ya!
