Banquet yaitu salah satu bagian dari team F & B khususnya food & beverage service. Tim banquet ialah orang-orang yang secara general bertugas menghandle event-event MICE (meeting, incentive, convention, exibition) yang ada di hotel ataupun restaurant.
Keberadaan tim banquet justru sangat penting dalam sebuah hotel bila hotel tersebut memang mempunyai market yang besar untuk MICE activity selain leisure.
Lalu apa saja peran dari banquet ini? Mari kita ulas lebih rincian dan terang di artikel berikut ini.
Daftar Isi:
Apa itu Banquet / Pengertian Banquet
Banquet ialah sebuah kata yang berasal dari bahasa Perancis yang artinya “Panjang”.
Kabarnya, jaman dahulu bangsa Perancis sering mengadakan acara berkumpul sambil makan enak pada meja panjang diantara kelompoknya masing-masing.
Menurut kamus pariwisata dan perhotelan banquet yaitu sebuah resepsi eksklusif yang diselenggarakan di ruangan khusus, dengan menawarkan kuliner langsung dan fasilitas lainnya.
Pendapat lain juga mengatakan banquet ialah outlet Food and Beverage Departement yang bertugas untuk menanggulangi semua jenis acara.
Baik program pesta maupun jamuan yang diadakan oleh satu panitia maupun pihak lain yang menciptakan reservasi ke hotel.
Kaprikornus secara umum, bisa disimpulkan banquet ialah pelayanan suatu program yang telah dijadwalkan dan dibooking sebelumnya oleh pihak tertentu.
Meliputi jamuan makan, minum, dan lengkap dengan ruangan.
Beserta segala kelengkapan peralatan yang dibutuhkan dalam waktu tertentu.
Baca juga: Perkembangan Dunia Perhotelan di Indonesia, Menarik dan Inspiratif
Sejarah Banquet
Keberadaan banquet timbul alasannya adalah dilatarbelakangi oleh kodrat insan yang saling berafiliasi dan berinteraksi pada zaman dulu terutama orang-orang Perancis dalam hal ini keluarga maupun saudara kaisar.
Mereka terkadang menyelenggarakan program berkumpul sambil makan yummy diantara kelompoknya masing-masing. Mereka biasanya memanggil para relasi untuk berkumpul tolong-menolong dengan kuliner yang tersedia.
Banquet sendiri ialah fasilitas yang tidak jauh berbeda dengan restoran baik dari segi perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disajikan.
Satu hal yang membedakan adalah, banquet tidak menawarkan menu secara permanen seperti di kedai makanan.
Melainkan diselenggarakan setelah adanya komitmen. Yaitu antara pihak pemesan yang hendak menyelenggarakan program dengan pihak hotel lengkap dengan banyak sekali bentuk jaminannya.
Struktur Organisasi Tim Banquet
Tentunya dalam sebuah tim, senantiasa ada struktur organisasi untuk mempermudah komunikasi dan pembagian tugas yang terang. Berikut struktur organisasi banquet secara general :
Banquet Manager
- Bertanggung jawab atas banquet section yang ia pimpin
- Melakukan pengawasan dan Mengkoordinir semua staff yang berada di bawahnya serta memperlihatkan pembinaan secara rutin biar pelayanan dibanquet tetap optimal
- Tetap menjaga korelasi baik dengan departement lain mirip dengan F & B Manager,Public Relation Manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper
- Memastikan kesiapan peran dan seluruh staff. Dalam hal ini Banquet Manager harus mengamati dan menyimak input tamu serta menuntaskan masalah yang mesti dipecahkan.
- Mengawasi operasional banquet hingga final.
Secretary
- Membantu Banquet manager dalam menengani hal-hal yang bersifat administratif
- Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan anjuran -anjuran dari tamu yang ada.
- Selain itu secretary juga bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet Manager, utamanya yang menggunakan telepon
Banquet Supervisor:
- Memantau dan mengkoordinasi segala aktivitas, mulai dari merencanakan keperluan acara hingga pelayanan kepada tamu.
- Bekerja sama dengan tim kitchen, kafe, ataupun bagian- bagian lain untukterciptanya suasana kerja yang baik.
- Menghandle segala keluhan dari tamu atau usul yang diharapkan tamu, juga mengevaluasi segala perlengkapan yang ada
- Membantu Banquet Manager bila mengalami kesulitan.
- Bertanggung jawab eksklusif kepada Banquet Manager atas segala aktivitas yang ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya selama event masih berjalan.
Banquet Captain
- Membuat schedule ditambah dengan pembagian peran sesuai jabatan masing-masing.
- Menggambarkan desain ruangan, pengaturan meja, dingklik, meja buffet, mini garden, juga mengontrol dekorasi.
- Mengontrol semua persiapan sebelum event dimulai.
- Welcoming tamu yang mau datang sebelum menyerahkan lebih lanjut terhadap waiter .
- Membuat daily report
- Melaporkan hasil aktivitas terhadap supervisior dan banquet manager wacana hasil kerja selama event
Banquet Waiter
- Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh banquet captain.
- Bertanggung jawab terhadap area yang ialah bab tugasnya, seperti kebersihan dan kerapian.
- Mengecek semua kelengkapan perlengkapan yang diharapkan untuk keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan dan minum serta bab-bab lain-lain.
- Mengatur ruangan kembali dengan tepat sesudah tamu meninggalkan ruangan.
Urutan Kegiatan Banquet
Sebelum acara banquet ini diadakan, umumnya ada beberapa tahapan yang biasanya dilaksanakan antara pihak hotel dengan pihak yang ingin mengadakan banquet event. Bagaimana mekanismenya? Ini dia penjelasannya .
Sebelum Event
Pada ketika proses dealing suatu event, pihak Sales banquet akan memperlihatkan banyak sekali produk pelayanan dengan berbagai akomodasi diikuti detail ongkosnya. Pihak konsumen akan memilih produk yang ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.
Dalam proses ini kedua belah pihak akan saling melakukan pendekatan, yang mana pihak diwakili oleh Banquet sales dan representative atau Banquet manager.
Sedangkan konsumen diwakili oleh tuan rumah atau panitia pelaksana.
Hal ini dilaksanakan untuk meraih akad yang nantinya technical meeting sebelum program berjalan yang melibatkan banyak sekali pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak pelanggan.
Setelah proses tersebut tamat dan kedua belah pihak telah deal, berikutnya yakni menandatangani surat perjanjian yang berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
Saat Event Berlangsung
Tahap inilah yang ialah dikala yang ditunggu oleh tamu atas dasar janji yang sudah dibuat bersama. Biasanya dalam pelaksaan saat hari H, akan selalu ada pergantian-pergeseran mendadaky ang timbul dari pihak konsumen.
Jika pergeseran tersebut sifatnya tidak terlalu krusial mungkin tidak menjadi dilema, akan tetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi persoalan yang mengganggu
Karena itu pentingnya surat kesepakatandiawal sebagai dasar kesepakatan mampu dijadikan fatwa dalam setiap solusi problem yang mungkin terjadi.
Banquet service ketika event berjalan ialah selaku berikut:
- Preperation (persiapan menjelang pelaksanaa)
- Service (pada saat program berjalan)
- Clear up (begitu program akhir segera dibersihkan dan dirapikan kembali mirip semula)
Setelah Event Selesai
Setelah acara akhir, hal-hal yang berhubungan dengan pembayaran telah harus di finalisasi dikala proses ini.
Selain itu juga disini juga ialah dikala yang sempurna bagi Banquet untuk menerima segala unek-unek dan masukan dari pihak tamu atau pelanggan untuk perbaikan dan peningkatan service kedepannya.
Kamu sudah mengetahui secara rincian Banquet yaitu salah satu team yang ada di sebuah hotel. Yang umumnya khusus memperlihatkan service dikala ada ajakan dan order dari konsumen.
Baca Juga :
