Dalam dunia perhotelan dan industri hospitality, ada banyak departemen yang bekerja sebagai tata cara yang mendukung operasional sehari-hari suatu hotel, Salah satunya yakni Front Desk Agent.
Sebagai bagian dari departemen FO (Front Office), ada banyak tanggung jawab yang harus diperhatikan. Karena makin baik kinerja departemen FO, pasti kian baik pula suatu hotel di mata pelanggannya.
Lantas telah kah kau paham apa itu Frond Desk Agent, dan apa saja tugasnya? Jika belum, mari kita bahas di artikel berikut ini.
Apa itu Front Desk Agent?
Front Desk Agent yaitu istilah untuk karyawan hotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan reservasi kamar, melaksanakan proses check in (kedatangan) & check out semua tamu hotel.
Jika dalam industri lain mirip perkantoran, maka posisi ini lebih di kenal selaku resepsionis.
Seorang FDA dituntut mampu bekerja Multitasking dan memiliki kesanggupan berkomunikasi dengan baik, customer oriented, dan termasuk juga wajib menguasai Bahasa gila mirip Bahasa Inggris.
Front Desk Agent juga berperan selaku pemberi kesan pertama dan juga kesan epilog dikala konsumen melaksanakan checkout.
Baik tidaknya pelayanan FDA ini akan kuat terhadap tingkat usulan tamu yang pernah bermalam di hotel tersebut. Jika dia menerima pelayanan yang baik, maka konsumen akan menjadi media marketing gratis bagi hotel itu sendiri.
Namun sebaliknya, jika pelanggan tidak berkenan, maka ia tidak akan datang kedua kalinya, sampai memberi review negatif terhadap koleganya.
Itulah mengapa peran Front Desk Agent sangat vital. Bisa dikatakan, ia ialah merk ambasador atau duta dari sebuah hotel.
Tugas Front Desk Agent
Secara singkat, tugas Front Desk Agent yaitu menjadi representasi hotel kepada tamu, selama tamu tersebut stay di hotel.
Mendeterminasikan status pemesanan, dan mengetahui betul berapa lama tamu tersebut hendak tinggal. Selain itu, FDA juga bertugas untuk membantu tamu menuntaskan proses pendaftaran, menetukan kamar, memperlihatkan akomodasi Istimewa yang diminta oleh konsumen tamu.
Untuk lebih detail, mari kita diskusikan pada peran dan tanggung jawab Front Desk Agent di bawah ini:
- Mendaftarkan tamu dan memperlihatkan kamar. Mengakomodasi permintaan khusus jika memungkinkan.
- Menampilkan diri yang rapi dan meyakinkan.
- Memiliki akhlak dan melayani dengan segenap hati.
- Membantu pra-pendaftaran dan pemblokiran kamar lain untuk sementara selama pemesanan.
- Benar-benar memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur kredit, pencairan cek, dan penanganan uang tunai yang benar. Meotode pembayaran online dan offline.
- Memahami status kamar dan pelacakan status kamar.
- Mengetahui lokasi kamar, tipe kamar yang tersedia, dan tarif kamar.
- Harus berpikiran sales (sales-minded). Menyajikan opsi dan alternatif untuk tamu dan memberikan bantuan dalam membuat opsi.
- Menggunakan teknik pemasaran sugestif untuk menjual kamar dan mempromosikan layanan hotel yang lain.
- Mengetahui lokasi dan jenis kamar yang tersedia serta acara dan layanan properti.
- Mengkoordinasikan pembaruan status kamar dengan departemen house keeping dengan pemberitahuan checkout, checkout terlambat, check-in lebih permulaan, undangan khusus, dan kamar yang dipakai sehari-hari.
- Memiliki wawasan wacana departemen pemesanan. Menerima pemesanan di hari yang serupa dan pemesanan di masa mendatang jikalau diharapkan. Mengetahui mekanisme peniadaan.
- Menjaga penyimpanan kunci kamar tamu, dan memelihara dan memantau jalan masuk ke brankas.
- Menjaga kunci kamar (cuma untuk hotel kunci kamar manual)
- Mengetahui cara memakai peralatan yang ada di Front Desk.
- Memproses check-out tamu.
- Melakukan fungsi terkait kasir seperti memposting ongkos ke akun tamu, meningkatkan pembayaran, penukaran mata duit,
- Mengikuti mekanisme penerbitan dan penutupan brankas yang dipakai oleh tamu.
- Bekerja sama dengan departemen housekeeping dalam menjaga laporan status kamar up to date, juga mengoordinasikan undangan untuk pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan.
- Menggunakan dan mengerti akhlak memakai telepon yang benar.
- Melakukan tugas-peran kasir seperti penyelesaian tagihan/faktur, memposting biaya kepada tamu, pembayaran, penukaran mata duit abnormal, dll.
- Menggunakan prosedur penanganan surat, paket, dan pesan yang sempurna serta rincian catatan dalam Daftar Surat kurir.
- Membereritahu tamu wacana pesan, surat, faks, dll. yang diterima untuk mereka.
- Menginformasikan terhadap tamu perihal brankas kamar dan kunci minibar serta mekanisme kunci kamar.
- Mengeluarkan tiket parkir/memvalidasi tiket parkir valet.
- Komunikasikan layanan dan fasilitas hotel kepada tamu.
- Mendapatkan kenali yang tepat untuk tamu bebas pajak dan lampirkan formulir ke kartu registrasi.
- Mengarahkan Bell Person untuk mengirim tamu dan mengangkut barang bawaannya ke kamar.
- Membaca dan memberi inisial pass-on log dan papan buletin saban hari. Mengetahui acara sehari-hari dan rapat yang berlangsung di hotel.
- Menghadiri rapat departemen.
- Melaporkan setiap kejadian atau ajakan yang tidak biasa terhadap manajer atau ajun manajer.
- Mengetahui semua mekanisme keamanan dan darurat, Mengetahui kebijakan pencegahan kecelakaan.
- Menjaga kebersihan dan kerapian area front desk.
- Memahami bahwa permintaan bisnis terkadang mengharuskan karyawan untuk pindah dari shift lazimmereka ke shift lain.
Demikianlah postingan singkat tentang Front Office Agent berikut dengan peran dan tanggung jawabnya.
Jika diringkas, Front Office Agent ialah karyawan hotel yang berperan sebagai resepsionis. Namun mempunyai peran dan tanggung jawab yang sungguh vital bagi kelangsungan suatu hotel. Karena, kesan pertama dan terakhir tamu berada di pundaknya.
Ada yang ingin ditanyakan lagi? mari kita berdiskusi di kolom komentar ya..
