Room Division dan departemen yang ada di hotel – Kalau kamu bermalam dan beristirahat di hotel atau hanya sekedar berkunjung ke suatu hotel karena menghadiri suatu acara, pasti kamu melihat beberapa dari pegawai hotel yang bertugas di bagian depan lobby hotel.
Merekalah yang disebut dengan Front Office Team, orang-orang yang menyambut tamu dan memberi gosip details tentang hotel tersebut .
Bekerja sebagai front ofice di suatu hotel terkemuka bahkan hotel bintang lima pun menjadi impian dan harapan beberapa orang.
Apalagi sekarang banyak sekolah-sekolah yang telah menyiapkan kurikulum khusus jurusan perhotelan.
Tulisan sebelumnya kita sudah secara general membicarakan departement apa saja yang ada di hotel. Front office masuk ke dalam Room Division Departement dimana ada Housekeeping juga yang menjadi pasangannya disini.
Yuk, kita diskusikan !
Baca Juga: Managemen Perhotelan dan Pembagian Divisinya
Daftar Isi:
1. Departemen Front Office
Front Office atau umumnya dikenal dengan sebutan Resepsionis adalah pegawai di hotel yang mempunyai peran untuk menyapa tamu, melayani dan memperlihatkan berita terhadap para pengunjung hotel atau pelanggan dari pihak yang berkepentingan di hotel tersebut.
Front Office inilah yang menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen dari perusahaan dengan tamu yang datang ke hotel tersebut.
Pada biasanya, front office di bagi lagi menjadi 7 bagian seperti berikut :
a. Bellboy / Greeter
Garis paling depan dari FO team adalah bellboy atau greeter. Merekalah yang akan menuntun tamu ke reception untuk melakukan proses check in.
Selain itu mengeluarkan barang-baran yang dibawa tamu dari mobil dan menemani tamu ke kamar juga bab dari pekerjaan seorang bellboy.
b. Front Desk Attendant / Receptionis
Seorang Front desk agent bertugas melayani proses check in dan check out tamu serta mendapatkan pembayaran adalah tugas utama dari seorang resepsionis.
Selain itu juga mereka akan menjadi pusat info dari suatu hotel. Menjadi sosok yang ramah dan berjiwa melayani ialah skill penting yang harus dimiliki seorang resepsionis.
c. Bell Driver
Urusan antar jemput tamu bagian jobdes seorang bell driver, makanya menjadi seorang wajib bell driver wajib punya SIM A dan bisa nyetir pastinya.
d. Guest Relation Officer ( GRO )
Hampir sama dengan resepsionis, seorang GRO juga bertanggung jawab atas kepuasan tamu bedanya GRO secara spesifik melayani tamu yang sedikit berbeda seperti VIP, repeater,dan tamu yang memerlukan perhatian khusus yang lain.
e. Operator
Semua telepon yang masuk ke hotel akan di filter oleh seorang operator dan diteruskan ke departement yang dituju. Bukan hanya yang berkaitan dengan pemesanan.
f. Night Audit
Transaksi sepanjang hari di hotel akan diperiksa dan di verifikasi oleh team night audit hotel sebelum melaksanakan closing di hari itu.
Dari sinilah info berbentukdaily revenue, occupancy, ARR akan ditemukan untuk digunakan sales departement untuk strategi mereka berikutnya
Apa itu ARR, Occupancy dan sejenisnya akan kita diskusikan ditulisan terpisah.
2. Departemen Housekeeping
Housekeeping ialah salah satu dari bagian departemen yang ada di suatu hotel yang mempunyai tugas menjaga, merawat dan membersihkan serta juga memelihara tiap kamar yang ada di hotel.
Termasuk membersihkan area di luar hotel yang masih termasuk dalam area public suatu hotel.
Tujuannya agar para tamu yang datang tetap merasa nyaman dikala berada di dalam area hotel tersebut.
Khusus untuk housekeeping sendiri ada terbagi menjadi beberapa bidang atau section, diantaranya ialah :
a. Room Section
Bagian ini adalah yang bertanggung jawab segala sesuatu yang berkaitan dengan kamar tamu. Mulai dari kebersihan, kelengkapan amenities dan lain-lain.
Makara bila kau bermalam di sebuah hotel dan kamarnya masih berdebu, kamu mampu kontak tim ini.
B. Public Area Section
Public area tim memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga area kebersihan, kerapian, dan keindahan semua hotel area.
Baik itu indoor ataupun outdoor mirip lobby, restaurant, restroom dan lain-lain.
c. Laundry & Linen Section
Selain menyediakan jasa laundry untuk para tamu, Linen-linen hotel yang kotor dan perlu di bersihkan akan di lakukan oleh tim laundy section.
Satu lagi, menyiapkan seragam bersih karyawan juga bagian dari pekerjaan mereka.
d. Gardener & Florist
Sesuai namanya mereka ini bertugas untuk merawat flora-tanaman yang ada di hotel untuk memperbesar keindahan hotel tersebut.
Sementara florist sendiri bertanggung jawab untuk penyediaan dan merangkai bunga-bunga segar untuk dekorasi hotel.
e. Public Area Section
Bertugas menolong seksi lain dalam menjaga kebersihan ruang publik.
f. Recreation and Swimming Pool Section
Bertugas menjaga kebersihan air kolam renang dan area wisata tamu hotel
3. Food and Beverage Department
Mungkin kamu bisa menebak fungsi dari departemen ini dari namanya saja.
Food and beverage departemen mempunyai tugas untuk menangani segala masalah yang berhubungan dengan penyediaan, pengolahan sampai pelayanan makanan dan minuman bagi tamu yang menginap.
Singkatnya, tim food and beverage yaitu tim yang mengolah makanan dan minumanmu saat sedang bermalam di hotel.
Tim food and beverage terbagi lagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Food and Beverage Product
Bagian yang pertama bertanggung jawab atas pengolahan kuliner mentah hingga menjadi kuliner matang. Tidak cuma mengelola makanan, bagian ini juga bertugas meracik dan meramu minuman untuk tamu yang memesan.
Umumnya bab food and beverage production melakukan pekerjaan di belakang layar, sehingga jarang terlihat oleh tamu.
b. Food and Beverage Service
Berbeda dengan food and beverage production, food and beverage service selalu bekerja di depan layar, alasannya adalah tugas khususnya yakni mendapatkan pesanan tamu, menyampaikan pesanan ke dapur dan mengantarkan makanan ke meja tamu.
3. Personali a/HRD Department
Departemen ini sering disebut selaku personalia atau HRD (human resource department). Departemen personalia bertanggung jawab atas rekruitmen karyawan baru, mulai dari menerima, menyaring dan menempatkan karyawan/trainee yang gres masuk.
Selain itu, tim HRD juga memiliki peran untuk menolong menuntaskan masalah yang dihadapi oleh para karyawan hotel.
4. Engineering Department
Departemen yang ada di hotel berikutnya yakni engineering department. Departemen ini bertugas melakukan perbaikan alat-alat dan mesin yang ada di hotel bila terjadi kerusakan. Selain itu, tim engineering juga bertugas merawat dan mengevaluasi alat-alat dan mesin di hotel.
Pengecekan dijalankan untuk menyingkir dari terjadinya persoalan pada benda permesinan yang mampu menghipnotis operasional hotel.
5. Marketing Department
Hotel juga mempunyai tim marketing atau sales yang berfungsi sebagai agen pemasaran hotel.
Tim marketing ialah tim yang sangat besar lengan berkuasa pada jalan atau tidaknya sebuah hotel. Mereka harus memastikan bahwa tamu yang datang setiap tahunnya terus meningkat.
Akan ada target bulanan yang mesti dicapai oleh tim marketing. Terkadang target yang ingin diraih tidak kecil dan harus membutuhkan aneka macam tata cara penjualan untuk menyanggupi target.
Tidak heran jika tim marketing sering melaksanakan perjalanan ke luar kota dan luar negeri sebagai bagian dari peningkatan pemasaran.
6. Accounting department
Departemen ini mempunyai tugas dan tanggung jawab atas masalah administrasi hotel. Tim accounting ialah tim yang memantau dan menertibkan pengeluaran dan pendapatan keuangan yang ditemukan hotel.
Mereka juga memiliki catatan transaksi dan keuangan yang nantinya dijadikan laporan bulanan yang berisi hotel revenue.
Tidak hanya itu, tim accounting harus mendapatkan cara untuk menekan pengeluaran berdasarkan skala prioritas, serta menjaga cash flow.
7. Purchasing Department
Purchasing departemen yaitu departemen yang memutuskan bahwa stok barang yang diharapkan hotel senantiasa tersedia dan tidak kosong.
Tim purchasing bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan dan melaporkan catatan pembelian kepada tim accounting.
Tim purchasing juga bertanggung jawab atas mutu dari barang yang dibeli. Mereka harus menentukan barang, khususnya kuliner dibeli dalam kondisi baik.
8. IT Department
Departemen berikutnya ialah IT department. Sebenarnya departemen ini masih satu bab dari tim accounting, tetapi ada juga yang menjadi departemen terpisah.
Departemen ini bertugas atas segala hal yang berkaitan dengan tata cara dan informasi.
Mulai dari membuat situs resmi hotel, mengadakan maintenance pada situs resmi hotel, dan pada beberapa hotel juga membuat aplikasi khusus. Pada dasarnya, tim IT turut mempertahankan dan memperlancar operasional hotel.
9. Security Department
Departemen terakhir yakni security department. Departemen ini mempunyai tugas utama untuk memutuskan dan menjaga keamanan tamu yang menginap dan area hotel selama 24 jam sarat .
Tugasnya meliputi mempertahankan pintu masuk, mengawasi ruang operasi kamera pengawas, melakukan patroli dan lain-lain. Dari kesembilan departemen yang ada di hotel di atas,
kira-kira departemen apa yang paling cocok dengan minat dan kepribadian kamu?
