Kehadirannya sudah tidak ajaib lagi adalah seorang penerima tamu, seorang receptionist biasanya banyak ditemui di hotel, cafe atau kedai makanan dan juga kantor perusahaan. Resepsionis yakni orang yang bertugas untuk menyambut tamu di pintu depan atau lobby ketika tamu masuk.
Mereka juga harus menjaga kesan yang baik, senantiasa tersenyum, dan ramah terhadap tamu yang berkunjung.
Dengan hati-hati menanyakan kebutuhan para pengunjung, menolong setiap kebutuhan yang dicari serta berikut beberapa hal berhubungan dengan resepsionis selaku berikut.
Daftar Isi:
Apa itu Resepsionis?
Banyak yang beropini bahwa pekerjaan sebagai resepsionis adalah menyambut tamu saja, sesungguhnya disamping itu tugas resepsionis sangatlah penting.
Bekerja menjadi seorang resepsionis tidak semudah yang dibayangkan, pekerjaannya tidak cuma itu dan sangat krusial.
Resepsionis diambil dari bahasa Inggris yang memiliki arti receptionist.
Yang artinya peserta tamu atau resepsionis.
Biasanya seorang akseptor tamu diposisikan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu suatu gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih diketahui dengan sebutan front desk agent.
Resepsionis Hotel
Di hotel pemahaman resepsionis adalah salah satu section yang bertempat di Front Office department.
Tugasnya ialah menanggulangi tamu atau hadirin yang check in, check out, pindah kamar dan membantu dalam memberikan gosip fasilitas hotel.
Seorang resepsionis harus bersikap ramah karena berinteraksi langsung dengan hadirin, jikalau seorang receptionist ramah, menyapa pengunjung dan melayani tamu dengan baik maka para pengunjung akan merasa nyaman.
Sebagaimana kita tahu, industri hospitality memang identik dengan pelayanan dan keramah tamahan.
Tugas Resepsionis di Berbagai Instansi
Ada beberapa peran seorang resepsionis yang mesti diamati.
Meski secara awam, tugas utama bab front office menyampaikan isu serta menjawab panggilan yang masuk untuk kemudian diarahkan ke panggilan yang tepat.
Namun ada beberapa peran dan wewenang seorang resepsionis yang wajib dietahui :
- Memberikan informasi terhadap pengunjung, mencatat semua data para tamu yang keluar maupun yang akan masuk.
- Menerima panggilan yang masuk kemudian menghubungkan kepada pihak yang dituju.
- Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintan beberapa pihak.
- Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara periodik.
- Menerima dan menyambut tamu dengan sikap yang bagus, ramah dan profesional dalam bertugas.
- Mencatat setiap nomor panggilan yang masuk dan keluar dalam log book.
Fungsi dan Tujuan Resepsionis
Sebagai salah satu jembatan antara manajemen perusahaan dan juga para tamu, maka seorang resepsionis harus menunjukkan informasi yang cocok dan daerah mengenai perusahaan tersebut.
Pentingnya keberadaan seorang resepsionis tidak lepas dari tugas pentingnya di dunia kerja. Ada beberapa fungsi dan tujuan seorang resepsionis sebagai berikut:
1. Menjadi Diploma
Receptionist diumpamakan sebagai diplomat dalam suatu kantor dimana mampu menuntut bernegosiasi dengan tamu.
Sebagai seorang resepsionis harus mengenali serta paham terhadap mekanisme dalam menerima dan memberikan pesan.
Pesan tersebut dapat disampaikan lewat goresan pena maupun verbal dengan cara yang bagus dan mudah dimengerti serta dengan bahasa yang bagus dan sikap sopan.
Seorang resepsionis juga harus paham terhadap tamu, alasannya tamu tentu memiliki tujuan yang berlainan-beda.
Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah memperlihatkan keputusan dan juga tindakan mirip seorang diploma dengan mengikuti mekanisme hotel atau kantor.
2. Sebagai Sumber Informasi
Seorang tamu akan menuju front office desk sebelum masuk dan sering menanyakan beberapa gosip pada seorang petugas penerima tamu.
Contohnya menanyakan keberadaan seseorang, kemudahan, nomor kamar, pemesanan, dan masih banyak lagi.
Oleh sebab itu receptionist mesti menjadi seseorang yang dapat menjadi sumber informasi yang valid, dengan begitu tamu akan merasa bahagia.
Sehingga akan tercipta hubungan yang bagus diantara para pengunjung dan pihak hotel atau perusahaan.
3. Record Keeper
Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah sebagai record keeper, ada beberapa tamu yang tiba untuk menitipkan pesan terhadap seseorang.
Seorang akseptor tamu juga mesti paham kepada prosedur dalam mendapatkan dan menyampaikan pesan terhadap pihak terkait.
Agar sesuai dengan patokan operasional mekanisme atau SOP resepsionis juga harus mampu berbahasa dengan baik lewat mulut maupun tulisan.
Sehingga untuk mencapai hal tersebut diperlukan pantauan langsung dari kepala manager.
4. Sebagai Sales
Seorang resepsionis juga bertugas menjadi sales, dimana setiap ada tamu yang datang resepsionis akan mengusulkan jasa serta meyakinkan customer yang hari itu berkunjung.
Ada banyak hal yang mampu dijual di hotel contohnya saja kamar hotel, jasa penginapan dan produk lain di hotel.
Biasanya di hotel dikenal dengan teknik Up Selling.
Syarat Menjadi Resepsionis
Semakin banyak yang terpikatmenjadi seorang resepsionis atau bekerja di penginapan.
Itu alasannya gaji seorang receptionist cukup bermacam-macam dan lumayan mulai dari 2jt sampai 5jt.
Bagi kau yang terpikatuntuk menjadi seorang penerima tamu, berikut syarat-syaratnya :
1. Keterampilan Pribadi
Keterampilan yang pertama ialah keahlian langsung, dimana keterampilan yang satu ini dimaksudkan setiap resepsionis bisa mengendalikan pekerjaan dan menangani tamu serta mengelola setiap tamu yang tiba.
2. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis resepsionis mampu dibilang senagai kemampuan dalam menggunakan alat-alat pendukung.
Seperti kesanggupan dalam memakai komputer dan mengolah data.
Kemampuan ini tidak seluruhnya berkaitan dengan komputer, ada beberapa alat penunjang lainya yang mesti dikuasi.
Selain itu dapat memakai telepon dan menghubungkan kepada pihak yang bersangkutan. Serta mengetahui ilmu tentang struktur organisasi dan juga sketsa dari perusahaan.
3. Komunikatif
Kemampuan komunikasi ialah modal bagi seorang resepsionis alasannya adalah melakukan pekerjaan dan berjumpa langsung dengan tamu. Selain itu resepsionis adalah tempat mencari berita dan informasi harus mampu tersampaikan kepada tamu dengan baik dan mudah dikenali.
Pengetahuan yang Harus Dimiliki Resepsionis
Tentu untuk mengambil pekerjaan mesti mempunyai bekal ilmu, pengetahuan yang dimiliki seorang resepsionis mencakup hal-hal berikut ini.
1. Pengetahuan Khusus
Resepsionis melakukan pekerjaan dengan kecermatan dan menjadi hal yang sangat penting sebab berhubungan dengan mengurusi tamu.
Aspek-aspek yang mesti diperhatikan ketika melayani tamu bukan cuma menguasai bahasa yang santun saja namun mampu mengakses aneka macam platform.
2. Pengetahuan Umum
Menjadi seorang resepsionis mesti menguasai kesanggupan biasa , khususnya dalam menerima tamu dari banyak sekali budaya dan suku bahkan perbedaan negara.
Sehingga sangat perlu mempelajari kultur dari budaya-budaya di luaran.
Bila telah menguasai hal tersebut maka mampu menjadi senjata ampuh bekerja menjadi seorang resepsionis, khususnya bisa berbahasa asing maka mampu menunjang karir yang lebih baik.
3. Perilaku dan Kepribadian
Menjaga agar meja dan alat-alat tersusun dengan rapi sehingga enak untuk dipandang, tamu akan merasa pramusaji yang diberikan oleh resepsionis baik, higienis serta rapi menjadi bentuk ketaatan hukum seorang resepsionis dalam dunia kerja.
Menjadi seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang gigih, pintar, baik, sopan serta sedang membantu sesama.
Perilaku yang baik akan menciptakan jalanya kerja juga semakin baik, bila perilaku kurang baik maka kerja juga akan kurang maksimal.
Menjadi seorang resepsionis yaitu dambaan beberapa orang, selain gajinya yang lumayan menjadi seorang resepsionis juga mampu memperbesar ilmu yang gres.
Apapun pekerjaanya bila dikerjakan secara betul-betul akan menemukan hasil yang bagus.
